Wer Post von einem Inkassounternehmen bekommt, steht oft unter Druck und soll möglichst schnell zahlen. Trotzdem dürfen nur bestimmte Positionen verlangt werden. Alles andere können und sollten Sie zurückweisen.
Hier erfahren Sie, welche Kosten rechtlich erlaubt sind, welche nicht, wie Sie ein Schreiben in der Praxis prüfen und wie Sie Schritt für Schritt reagieren.
Grundlagen: Was Inkasso überhaupt verlangen darf
Inkassounternehmen dürfen nur das geltend machen, was der ursprüngliche Gläubiger (zum Beispiel ein Händler, Telekommunikationsanbieter oder Energieversorger) selbst auch verlangen könnte. Das ergibt sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere aus den Regeln zum Verzugsschaden.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der eigentlichen Hauptforderung und allen Zusatzkosten.
Hauptforderung
Die Hauptforderung ist der ursprüngliche Rechnungsbetrag, der noch offen ist. Diese Summe ist grundsätzlich zu zahlen, sofern die Forderung berechtigt ist, also zum Beispiel:
- eine gelieferte Ware, die Sie bestellt haben und nicht vollständig bezahlt haben,
- eine Dienstleistung, etwa ein Telefon- oder Internetvertrag, für den Entgelte offen sind,
- eine Rechnung eines Energieversorgers oder Vermieters, die berechtigt und nicht verjährt ist.
Ist die Hauptforderung unberechtigt, verjährt oder bereits beglichen, sind auch alle darauf aufbauenden Inkassokosten nicht zu bezahlen.
Verzugszinsen
Kommt ein Schuldner in Zahlungsverzug, darf der Gläubiger Zinsen verlangen. Die Höhe ist gesetzlich geregelt.
- Bei Verbrauchern: Verzugszins liegt 5 Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz.
- Bei Geschäften zwischen Unternehmen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht. Inkassounternehmen dürfen keine beliebigen Zinswerte ansetzen. Sind die Zinsen im Schreiben deutlich höher als die gesetzliche Verzugsverzinsung, sollten Sie dies beanstanden.
Mahnkosten des ursprünglichen Gläubigers
Hat der ursprüngliche Vertragspartner bereits Mahnungen verschickt, dürfen hierfür angemessene Mahngebühren berechnet werden. Üblich und von Gerichten häufig akzeptiert sind pauschale Beträge von wenigen Euro pro Mahnung, etwa 2 bis 5 Euro.
Unrealistisch hohe Mahngebühren, beispielsweise 10 oder 15 Euro pro Schreiben, werden von Gerichten oft als überzogen angesehen. Solche Positionen können Sie im Zweifel bestreiten und eine nachvollziehbare Begründung verlangen.
Inkassokosten: Was als Verzugsschaden zulässig ist
Beauftragt ein Gläubiger ein externes Inkassobüro, kann ein Teil der dabei anfallenden Kosten als Verzugsschaden auf den Schuldner umgelegt werden. Allerdings sind diese Kosten in der Höhe begrenzt.
Gebühren des Inkassounternehmens
Die Vergütung des Inkassodienstleisters darf sich maximal an den gesetzlichen Gebühren eines Rechtsanwalts orientieren, der außergerichtlich mit demselben Vorgang beauftragt worden wäre. Grundlage ist das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG).
Daraus folgt im Kern:
- Die Inkassogebühr hängt von der Höhe der Forderung ab.
- In einfach gelagerten Fällen kommt meist eine 0,5- bis 1,3-Geschäftsgebühr in Betracht.
- Bei geringen Forderungen führen hohe Pauschalen schnell zu überhöhten Beträgen.
Inkassodienstleister versuchen häufig, für dieselbe Forderung mehrere Gebührenpositionen anzusetzen, zum Beispiel eine Grundgebühr, eine Einigungsgebühr und unterschiedliche Pauschalen. Das überschreitet regelmäßig das, was als ersatzfähiger Verzugsschaden gilt.
Auslagen und Pauschalen
Neben der Grundgebühr werden oft pauschale Auslagen verlangt, etwa für Porto, Telefon oder EDV. Zulässig ist eine Auslagenpauschale in ähnlicher Größenordnung wie bei Rechtsanwälten, häufig bis zu 20 Euro. Höhere Pauschalen sollten Sie kritisch prüfen und bei Bedarf zurückweisen.
Zusätzliche Positionen wie Ermittlungsgebühren für Adressrecherche, Kontoführungsentgelte oder Kosten für Zahlungspläne sind in der Regel nicht erstattungsfähig, sofern sie über die ersatzfähige Inkassogebühr hinausgehen.
Unzulässige oder zweifelhafte Kostenpositionen
Viele Inkassoschreiben enthalten Forderungen, die über das rechtlich Zulässige hinausgehen. Diese müssen Sie nicht akzeptieren.
Typische überhöhte Forderungen
- Mehrfache Inkassogebühren für denselben Vorgang, etwa für Erstschreiben, Folgeschreiben und Zahlungsvereinbarung.
- Separate Gebühr für eine Ratenzahlungsvereinbarung, obwohl bereits eine Geschäftsgebühr angesetzt wird.
- Gebühren für Telefoninkasso oder Hausbesuche, die nicht vereinbart und nicht notwendig waren.
- Kontoführungsgebühren oder Verwaltungspauschalen ohne gesetzliche Grundlage.
- Inkassokosten, obwohl bereits ein Rechtsanwalt mit denselben Forderungen tätig war.
Solche Positionen können Sie gegenüber dem Inkassounternehmen ausdrücklich als nicht geschuldet zurückweisen. Zahlen Sie ausschließlich den Teil, der rechtlich klar begründbar ist.
Doppelte Gebühren durch Anwalt und Inkasso
Wurde zunächst ein Rechtsanwalt mit der Beitreibung beauftragt und später zusätzlich ein Inkassobüro, sind die Kosten beider Dienstleister in der Regel nicht vollständig auf den Schuldner abwälzbar. Die Beauftragung mehrerer Vertreter für dieselbe außergerichtliche Tätigkeit überschreitet meist das erforderliche Maß des Verzugsschadens.
Umgekehrt gilt: Wenn bereits ein Inkassobüro tätig war und danach ein Anwalt hinzugezogen wird, besteht häufig kein Anspruch auf zusätzliche doppelte Gebühren. In solchen Fallgestaltungen sollten Sie die Kostenaufstellung sehr sorgfältig prüfen.
So prüfen Sie ein Inkassoschreiben im Detail
Viele Schreiben sind unübersichtlich gestaltet. Eine systematische Prüfung hilft, den Überblick zu behalten.
Schrittweise Durchsicht der Forderung
Inkassounternehmen und Gläubiger identifizieren: Prüfen Sie, wer der ursprüngliche Gläubiger ist und welches Unternehmen die Forderung eintreibt.
Vertragsgrundlage klären: Ordnen Sie die Forderung einem bekannten Vertrag oder einer Rechnung zu. Wenn Ihnen der Anspruch völlig unbekannt ist, fordern Sie eine detaillierte Begründung und Kopien des Vertrags oder der ursprünglichen Rechnungen an.
Hauptforderung kontrollieren: Vergleichen Sie die im Schreiben genannte Hauptforderung mit Ihren Unterlagen. Prüfen Sie, ob die Summe bereits ganz oder teilweise bezahlt wurde.
Verzugszinsen nachrechnen: Nutzen Sie bei Bedarf einen Online-Verzugszinsrechner. Stimmen Zinsbeginn, Zinssatz und Zeitraum?
Mahnkosten abgleichen: Überprüfen Sie Anzahl und Höhe der geltend gemachten Mahngebühren des ursprünglichen Gläubigers.
Inkassogebühren bewerten: Schauen Sie, ob die angesetzten Gebühren in einem realistischen Verhältnis zur Forderungshöhe stehen und nicht über das anwaltliche Gebührenniveau hinausgehen.
Zusatzposten hinterfragen: Markieren Sie alle strittigen Positionen wie Ratenzahlungsgebühren, Kontoführungskosten, Ermittlungsgebühren oder Hausbesuchskosten.
Unterlagen, die Sie bereithalten sollten
- ursprüngliche Verträge, Auftragsbestätigungen oder Anmeldungen,
- Rechnungen und Mahnschreiben des Gläubigers,
- Zahlungsbelege wie Kontoauszüge oder Paypal-Nachweise,
- bisheriger Schriftwechsel mit dem Gläubiger oder dem Inkassobüro.
Mit diesen Unterlagen können Sie die im Inkassoschreiben aufgeführten Beträge sachlich überprüfen und Fehler nachweisen.
Verjährung und bereits bezahlte Forderungen
Nicht jede angemahnte Summe ist noch durchsetzbar. Besonders bei älteren Forderungen lohnt ein Blick auf die Verjährung.
Verjährungsfristen im Überblick
Für viele alltägliche Forderungen wie Telefonrechnungen, Online-Bestellungen oder Stromabschläge gilt eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger von den maßgeblichen Umständen Kenntnis hatte oder hätte haben müssen.
Beispiel: Eine offene Rechnung aus Mai 2020 verjährt grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2023, sofern die Verjährung nicht gehemmt oder neu in Gang gesetzt wurde, etwa durch Klageerhebung oder ein gerichtliches Mahnverfahren.
Ist eine Forderung verjährt, kann sie zwar weiter geltend gemacht werden, Sie müssen jedoch nicht mehr zahlen. Die Einrede der Verjährung müssen Sie aktiv erheben, zum Beispiel schriftlich gegenüber dem Inkassounternehmen.
Bereits beglichene Forderungen
Häufig handelt es sich um Forderungen, die Sie bereits vollständig bezahlt haben, die Zahlung aber beim Gläubiger oder Dienstleister nicht richtig zugeordnet wurde. In solchen Situationen:
- prüfen Sie Ihre Kontoauszüge nach entsprechenden Überweisungen,
- notieren Sie Datum, Betrag und Verwendungszweck der Zahlung,
- übersenden Sie dem Inkassodienst eine Kopie des Zahlungsnachweises mit dem Hinweis, dass die Forderung damit erledigt ist.
Sobald Sie die Zahlung nachweisen, entfällt sowohl die Hauptforderung als auch jede darauf bezogene Nebenforderung.
Wie Sie auf ein Inkassoschreiben reagieren sollten
Unüberlegte Zahlungen oder vollständiges Ignorieren eines Schreibens können Nachteile bringen. Ein geordnetes Vorgehen hilft, Ihre Rechte zu wahren und unnötige Kosten zu vermeiden.
Zeitnah handeln, aber nichts überstürzt unterschreiben
Auch wenn der Ton des Schreibens scharf wirkt, bleibt meist etwas Zeit. Beachten Sie Fristen, aber lassen Sie sich nicht zu vorschnellen Unterschriften unter Anerkenntnisse oder Ratenzahlungsvereinbarungen drängen, wenn noch Unklarheiten bestehen.
Vorgehensweise bei offensichtlichen Fehlern
Schreiben kritisch lesen und Forderungsaufstellung prüfen.
Fehlerhafte oder unklare Positionen markieren.
Unterlagen sichten und Zahlungen, Verträge und Rechnungen vergleichen.
Bei Unstimmigkeiten ein sachliches Schreiben an das Inkassounternehmen aufsetzen, in dem Sie:
- unberechtigte oder zu hohe Positionen ausdrücklich zurückweisen,
- gegebenenfalls Verjährung einwenden,
- um detaillierte Belege und eine nachvollziehbare Kostenaufstellung bitten.
Nur den Betrag zahlen, den Sie für rechtlich geschuldet halten, und dies im Verwendungszweck klar benennen, etwa durch den Hinweis, dass die Zahlung nur auf die unstrittige Hauptforderung und gesetzliche Nebenforderungen erfolgt.
Wenn die Forderung teilweise berechtigt ist
Kommt Ihre Prüfung zu dem Ergebnis, dass die Hauptforderung und ein Teil der Nebenforderungen zutreffen, können Sie eine Teilzahlung leisten. Weisen Sie in einem kurzen Begleitschreiben darauf hin, dass die Zahlung nur auf die anerkannten Positionen erfolgt und alle weiteren Kosten bestritten bleiben.
Auf diese Weise reduzieren Sie die Schuldsumme, ohne auf Rechte hinsichtlich der zweifelhaften Kosten zu verzichten.
Umgang mit Ratenzahlung und Vergleichsangeboten
Inkassounternehmen bieten häufig Ratenzahlungen oder Vergleiche mit einem reduzierten Gesamtbetrag an. Solche Angebote können hilfreich sein, bergen aber auch Fallstricke.
Ratenzahlungsvereinbarungen sorgfältig prüfen
Bevor Sie eine Ratenzahlungsvereinbarung unterschreiben, sollten Sie folgendes beachten:
- Überprüfen Sie, ob die zugrunde liegende Gesamtsumme nur berechtigte Forderungsbestandteile enthält.
- Achten Sie darauf, dass durch die Vereinbarung keine zusätzlichen, überhöhten Gebühren entstehen.
- Vermeiden Sie Formulierungen, mit denen Sie die gesamte Forderung inklusive aller strittigen Nebenforderungen pauschal anerkennen.
Wenn Sie sich auf Ratenzahlung einlassen möchten, können Sie dem Inkassodienst eine eigene, klar formulierte Zahlungsvereinbarung mit realistischer Ratenhöhe vorschlagen.
Vergleiche und Einmalzahlungen
Bei zweifelhaften oder älteren Forderungen werden gelegentlich Einmalzahlungen zu einem reduzierten Betrag angeboten. Bevor Sie zustimmen, sollten Sie klären:
- ob die Forderung überhaupt noch rechtlich durchsetzbar wäre,
- welche Teile der Forderung Sie tatsächlich anerkennen,
- ob nach Zahlung sämtliche Ansprüche aus der Angelegenheit erledigt sind.
Lassen Sie sich eine schriftliche Bestätigung geben, dass mit Zahlung des vereinbarten Betrags keine weiteren Forderungen aus dem Vorgang erhoben werden.
Besondere Konstellationen: Abtretung, Forderungskauf und Schufa
Nicht jedes Inkassobüro handelt im Auftrag des ursprünglichen Gläubigers. Oft wurden Forderungen verkauft oder abgetreten.
Forderung im Auftrag oder eigene Forderung des Inkassos?
Aus dem Inkassoschreiben sollte ersichtlich sein, ob das Unternehmen im Namen des ursprünglichen Gläubigers handelt oder ob die Forderung auf es übertragen wurde. Bei einer Abtretung ist das Inkassounternehmen neuer Gläubiger.
Auch in diesem Fall gelten dieselben Grenzen für Kosten und Gebühren. Der neue Inhaber darf nicht mehr verlangen, als der ursprüngliche Gläubiger unter Berücksichtigung des Verzugsschadens hätte geltend machen können.
Einträge bei Auskunfteien
Offene und unbestrittene Inkassoforderungen können unter bestimmten Voraussetzungen an Auskunfteien wie die Schufa gemeldet werden. Dies kann sich negativ auf Ihre Bonität auswirken.
Wenn Sie der Forderung widersprechen, sollte das Inkassounternehmen dies berücksichtigen. Eine Meldung zu einer streitigen Forderung ist nur eingeschränkt zulässig. Dokumentieren Sie Ihren Widerspruch schriftlich und bewahren Sie Nachweise sorgfältig auf.
Wann rechtliche Unterstützung sinnvoll ist
In manchen Situationen ist fachkundige Hilfe ratsam, zum Beispiel wenn hohe Summen im Raum stehen, ein gerichtlicher Mahnbescheid vorliegt oder bereits eine Klage erhoben wurde.
Gerichtlicher Mahnbescheid und Vollstreckung
Erhalten Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid, laufen strenge Fristen. Innerhalb von zwei Wochen können Sie Widerspruch einlegen. Bleibt dieser aus, kann ein Vollstreckungsbescheid ergehen, aus dem zwangsvollstreckt werden darf.
Spätestens bei Eingang eines gerichtlichen Mahnschreibens sollten Sie die Forderung noch einmal sorgfältig prüfen und bei Zweifeln rechtliche Beratung in Anspruch nehmen.
Unterstützung durch Beratungsstellen
Wer wegen mehrerer Forderungen oder hoher Gesamtbelastung den Überblick verliert, kann sich an eine Schuldnerberatungsstelle wenden. Diese Stellen helfen bei der Einschätzung, welche Forderungen vorrangig zu bedienen sind, und unterstützen bei Verhandlungen mit Gläubigern und Inkassodienstleistern.
Auch Verbraucherschutzorganisationen bieten Informationen und Mustertexte, mit denen sich überhöhte oder unberechtigte Inkassokosten abwehren lassen.
Besondere Konstellationen bei zulässigen Inkassokosten
Ob ein Inkassobüro bestimmte Kosten verlangen darf, hängt stark von der Art der Forderung, dem bisherigen Ablauf und der Kommunikation zwischen den Beteiligten ab. Bei wiederkehrenden Zahlungen wie Telefon- oder Stromverträgen entstehen typischerweise andere Streitpunkte als bei einmaligen Rechnungen, etwa aus einem Onlinekauf. Auch die Frage, ob bereits ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt wurde oder ob das Inkassounternehmen neben der außergerichtlichen Tätigkeit noch weitere Schritte unternommen hat, spielt für die Bewertung der Kosten eine Rolle.
Wurde die ursprüngliche Forderung aus einem Dauerschuldverhältnis wie einem Miet- oder Energieliefervertrag an das Inkassounternehmen abgetreten, ändert das nichts daran, dass nur jene Inkassogebühren als Verzugsschaden über die zulässigen Inkassokosten hinaus verlangt werden dürfen, die im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben liegen. Auch wenn der neue Gläubiger nun das Inkassobüro beauftragt hat, bleiben Höchstgrenzen und Angemessenheitsprüfungen bestehen. Mehrere Mahnschreiben, Telefonversuche und standardisierte E-Mails rechtfertigen in der Regel keine gestaffelt ansteigenden Gebührensprünge.
Häufig taucht in Schreiben eine zusätzliche Position auf, etwa für Adressermittlung oder Bonitätsauskunft. Auch hier gilt: Nur wenn tatsächlich eine gesonderte und erforderliche Maßnahme durchgeführt wurde, kommt ein Ersatz dieser Auslagen in Betracht. Standardabfragen oder automatisierte Prozesse, die ohne besonderen Aufwand ablaufen, dürfen nicht in überhöhten Pauschalen versteckt werden. Für die Beurteilung, ob eine Maßnahme erforderlich war, ist auch wichtig, ob die Anschrift bereits bekannt war und regelmäßig genutzt wurde oder ob tatsächlich eine neue Anschrift ermittelt werden musste.
Kommt zusätzlich ein Dienstleister ins Spiel, der etwa Kontodaten ermittelt oder Vermögensauskünfte sammelt, darf daraus kein Kostengebäude entstehen, das weit über das zulässige Maß bei Inkassokosten hinausgeht. Auch hier sind Aufwand und Nutzen zu betrachten. Einfache Internetrecherchen oder Prüfungen über frei zugängliche Register gehören grundsätzlich zum allgemeinen Geschäftsbetrieb eines Inkassounternehmens und rechtfertigen keine gesondert ausgewiesenen Zusatzgebühren.
Besonders aufmerksam sollten Sie sein, wenn in dem Forderungsschreiben darauf hingewiesen wird, dass sich die Kosten bei Nichtzahlung innerhalb kürzester Zeit erhöhen werden. Eskalationsstufen mit sprunghaften, mehrfachen Gebühren dürfen nicht willkürlich festgelegt werden. Auch wenn ein Inkassobüro mehrmals tätig wird, bleibt der Rahmen des ersatzfähigen Schadens maßgeblich. Die bloße Ankündigung weiterer Schreiben und Mahnungen reicht nicht, um automatisch neue hohe Posten zu begründen.
Typische Streitpunkte zu zulässigen Inkassokosten bei Verbraucherforderungen
Gerade im Verbraucherbereich kommt es häufig zu Auseinandersetzungen über die Angemessenheit einzelner Kostenpositionen. Viele Betroffene fragen sich, ob sie die Hauptforderung anerkennen, aber die aus ihrer Sicht überhöhten Inkassogebühren vollständig oder teilweise zurückweisen sollen. Maßgeblich ist hierbei, ob der ursprüngliche Vertrag als Verbrauchergeschäft einzuordnen ist und ob der Schuldner erstmals oder wiederholt in Zahlungsverzug geraten ist. Bei einmaligem Verzug und geringen Beträgen darf die wirtschaftliche Belastung durch zusätzliche Gebühren nicht außer Verhältnis zur Hauptforderung stehen.
Besonders problematisch sind oft Pauschalen, die sich pro Mahnstufe erhöhen, ohne dass ein erkennbarer zusätzlicher Aufwand entstanden ist. Wird zum Beispiel für das erste Schreiben bereits eine Gebühr in Höhe einer vollen 1,0-Anwaltsgebühr angesetzt und für ein zweites Schreiben nochmals ein nahezu identischer Betrag verlangt, fehlt häufig die Grundlage für diese Staffelung. Auch zusätzliche Bearbeitungsgebühren oder Servicepauschalen ohne konkrete Leistung gehören regelmäßig nicht zu den zulässigen Inkassokosten.
Ein weiterer Streitpunkt besteht bei Forderungen, die aus sehr kleinen Ausgangsbeträgen stammen, etwa aus einem geringfügigen Zahlungsverzug bei einem Streamingdienst oder aus Mobilfunkverträgen. Hier ist zu prüfen, ob die mit geltend gemachten Gebühren den Verzugsschaden nicht in einem Umfang überschreiten, der rechtlich nicht mehr tragbar ist. Je kleiner die Hauptforderung, desto strenger fällt die Verhältnismäßigkeitsprüfung aus. Es wäre unzulässig, wenn eine ursprüngliche offene Rechnung von wenigen Euro mit einem Vielfachen an Inkassogebühren belastet würde, ohne dass ein besonderer Aufwand nachweisbar ist.
Auch die Umstellung von internen Mahnprozessen des ursprünglichen Gläubigers auf externe Inkassodienstleister führt häufig zu Doppelbelastungen. Wenn bereits vor Übergabe an das Inkassobüro Mahngebühren berechnet wurden und später ähnliche Positionen erneut auftauchen, sollten Sie genau nachsehen, ob es tatsächlich unterschiedliche Leistungen waren oder nur anders benannte Gebühren für denselben Vorgang. Im Zweifel kann eine schriftliche Aufschlüsselung aller bisher angefallenen Mahn- und Inkassogebühren verlangt werden, um mögliche Überschneidungen sichtbar zu machen.
Verbraucher geraten zudem oft unter Druck durch Hinweise auf mögliche Schufa-Einträge. Ein Eintrag ist jedoch nur unter engen Voraussetzungen zulässig, etwa wenn eine unbestrittene oder rechtskräftig festgestellte Forderung vorliegt und bestimmte Fristen eingehalten wurden. Das bloße Bestehen eines Inkassoauftrags oder die Diskussion über einzelne Gebühren rechtfertigt keinen sofortigen Schufa-Eintrag. Werden dennoch solche Konsequenzen in Aussicht gestellt, sollten Sie prüfen, ob die Voraussetzungen überhaupt gegeben sind, bevor Sie Zahlungen leisten, die über anerkannte und zulässige Inkassokosten hinausgehen.
Vorgehen bei unklaren oder streitigen Inkassokosten
Ist unklar, welche Positionen rechtlich haltbar sind, sollten Sie strukturiert und nachvollziehbar vorgehen. Zunächst ist zu klären, ob die Hauptforderung dem Grunde und der Höhe nach zutrifft. Erst danach stellt sich die Frage, welche Zusatzkosten anerkannt werden können. Wer alle Posten pauschal zurückweist, riskiert weitere Mahnungen oder sogar ein gerichtliches Verfahren; wer hingegen alles bezahlt, obwohl Teile nicht geschuldet sind, verschenkt Geld und macht spätere Rückforderungen schwieriger.
Eine sinnvolle Reihenfolge kann so aussehen:
- Hauptforderung und Verzugszinsen prüfen und gegebenenfalls anerkennen.
- Mahngebühren des ursprünglichen Gläubigers mit den vertraglichen Vereinbarungen und der üblichen Höhe abgleichen.
- Inkassogebühren mit den bekannten Obergrenzen und der voraussichtlichen Anwaltsvergütung vergleichen.
- Zusatzpositionen wie Auslagen, Pauschalen oder Ermittlungsgebühren kritisch hinterfragen.
- Nur diejenigen Positionen schriftlich zusagen oder begleichen, die aus Ihrer Sicht gesichert und zulässig sind.
Wenn Sie zu dem Ergebnis kommen, dass ein Teil der Kosten unbegründet ist, sollte dies dem Inkassounternehmen mit kurzer Begründung mitgeteilt werden. In dem Schreiben kann erläutert werden, welche Beträge Sie anerkennen und warum Sie andere Posten ablehnen. Verweisen Sie darauf, dass die bestrittenen Beträge nicht bezahlt werden und dass Sie eine differenzierte Abrechnung wünschen. In vielen Fällen lenken Inkassounternehmen ein, wenn erkennbar ist, dass sich der Schuldner informiert hat und nicht bereit ist, jede Forderung ungeprüft zu übernehmen.
Erhalten Sie trotz Einwänden weiterhin gleichlautende Zahlungsaufforderungen oder werden immer neue Gebühren aufgeschlagen, lohnt es sich, die gesamte Korrespondenz zu dokumentieren. Diese Unterlagen sind hilfreich, wenn später eine Verbraucherberatungsstelle, ein Anwalt oder ein Gericht einbezogen wird. Aus der Dokumentation sollte hervorgehen, zu welchem Zeitpunkt Sie welche Posten bestritten haben und welche Zahlungen bereits erfolgt sind. So lässt sich nachvollziehen, ob das Inkassounternehmen auf Ihre Einwendungen eingegangen ist oder nicht.
Viele Betroffene fragen sich, ob eine Teilzahlung als Anerkenntnis der gesamten Forderung gewertet werden kann. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte eine Teilzahlung immer mit einem klar formulierten Verwendungszweck versehen werden, der erkennen lässt, dass der Betrag nur auf die unstreitige Hauptforderung und gegebenenfalls auf anerkannte Zinsen gezahlt wird. Parallel dazu empfiehlt sich eine kurze schriftliche Erklärung, dass die bestrittenen Gebühren nicht akzeptiert werden. So lässt sich vermeiden, dass das Inkassobüro die Zahlung später als Einverständnis mit allen geltend gemachten Kosten interpretiert.
Wann rechtliche Unterstützung bei Inkassokosten sinnvoll ist
In manchen Situationen reicht eine eigenständige Prüfung nicht mehr aus, insbesondere wenn es um höhere Forderungen geht oder wenn bereits ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wurde. Spätestens mit Zustellung eines Mahnbescheids laufen Fristen, innerhalb derer entschieden werden muss, ob Widerspruch eingelegt wird. Wer sich hier unsicher ist, sollte fachkundigen Rat einholen, um zu klären, ob und in welchem Umfang die geltend gemachten Beträge, einschließlich der geforderten Gebühren, berechtigt sind.
Rechtliche Unterstützung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn:
- Inkassokosten deutlich über den üblichen Rahmen hinausgehen.
- zusätzlich Anwaltsgebühren, Gerichtskosten und Vollstreckungsgebühren aufgelistet werden und unklar ist, wie sie zustande kommen,
- ein Vollstreckungsbescheid droht oder bereits vorliegt,
- Sie sich gegen einen unberechtigten Schufa-Eintrag wehren müssen,
- mehrere Inkassounternehmen wegen derselben Forderung tätig werden.
Bei geringen Einkommen oder knapper finanzieller Situation besteht häufig die Möglichkeit, Beratungshilfe in Anspruch zu nehmen. Damit können Anwaltskosten ganz oder teilweise vom Staat übernommen werden. Viele Schuldnerberatungsstellen und Verbraucherzentralen bieten zudem Unterstützung bei der Prüfung von Forderungen und der Einschätzung, ob es sich um zulässige Inkassokosten handelt oder ob einzelne Posten gestrichen werden können.
Auch wenn ein Inkassounternehmen mit Hausbesuchen, Pfändungen oder Strafanzeigen droht, ist eine rechtliche Klärung sinnvoll. Hausbesuche haben keine besonderen Zwangsbefugnisse, und tatsächliche Vollstreckungsmaßnahmen sind an gerichtliche Titel gebunden. Ein Anwalt oder eine qualifizierte Beratungsstelle kann bewerten, ob die angedrohten Schritte überhaupt rechtlich möglich sind oder ob hier mit überzogenen Formulierungen Druck aufgebaut werden soll, um zur Zahlung zu bewegen. So lässt sich besser einschätzen, welche Risiken realistisch sind und welche Zahlungen auf rechtlich tragfähigen Grundlagen beruhen.
Wer wiederholt mit Inkassoforderungen konfrontiert ist, kann mit professioneller Unterstützung zudem klären, ob eine umfassende Schuldenregulierung, beispielsweise durch einen außergerichtlichen Vergleich oder ein Verbraucherinsolvenzverfahren, in Betracht kommt. In diesen Verfahren werden auch strittige Kostenpositionen systematisch überprüft, und es kann festgelegt werden, welche Forderungsbestandteile anerkannt werden und welche nicht. Dadurch erhält die Frage nach den zulässigen Inkassokosten einen geordneten Rahmen, in dem langfristige Lösungen möglich werden.
Häufige Fragen zu zulässigen Inkassokosten
Wie erkenne ich, ob die geforderten Inkassokosten angemessen sind?
Vergleichen Sie die geforderten Inkassokosten mit den Sätzen des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes für eine einfache außergerichtliche Tätigkeit. Zusätzlich sollte die Kostenposition klar bezeichnet und nachvollziehbar aufgeschlüsselt sein. Fehlt die Transparenz oder liegt die Forderung deutlich über typischen RVG-Sätzen, ist Skepsis angebracht.
Muss ich die Inkassokosten immer vollständig bezahlen?
Sie haften nur für den Verzugsschaden, der rechtlich anerkannt ist und in einem angemessenen Verhältnis zur Hauptforderung steht. Überhöhte Positionen oder doppelte Gebühren dürfen Sie zurückweisen und nur den rechtlich geschuldeten Teil begleichen. Eine Teilzahlung sollte immer schriftlich begründet und klar als Zahlung ohne Anerkennung weiterer Forderungsbestandteile bezeichnet werden.
Sind Inkassokosten bei sehr kleinen Forderungen zulässig?
Auch bei geringfügigen Hauptforderungen kann ein Inkassodienstleister eingeschaltet werden, die Höhe der zulässigen Inkassokosten ist aber begrenzt. Übersteigt die Gebühr die Hauptforderung deutlich, lässt sich dies häufig nicht mehr als angemessener Verzugsschaden rechtfertigen. In solchen Fällen sollten Sie eine Reduzierung verlangen und sich auf die Angemessenheitspflicht berufen.
Darf ein Inkassobüro mehr verlangen als ein Rechtsanwalt?
Inkassogebühren dürfen die Vergütung eines Anwalts für eine vergleichbare Tätigkeit nicht übersteigen. In der Praxis orientieren sich Gerichte oft an den RVG-Gebühren, teils sogar darunter, wenn der Aufwand gering ist. Verlangt das Inkassobüro deutlich höhere Beträge, können Sie diese überschießenden Kosten zurückweisen.
Was ist mit Kontoführungsgebühren oder „Überwachungsgebühren“?
Regelmäßige Kontoführungsentgelte oder pauschale Überwachungsgebühren sind meist nicht als ersatzfähiger Verzugsschaden anerkannt. Solche laufenden Kosten stehen in der Regel nicht in einem direkten Zusammenhang mit der Eintreibung Ihrer Forderung. Sie können diese Positionen bestreiten und nur die notwendigen Einziehungskosten akzeptieren.
Darf ein Inkasso Kosten für Telefonate oder E-Mails abrechnen?
Einmalige Kommunikationskosten können als Auslagen denkbar sein, müssen aber erforderlich, belegt und im Rahmen bleiben. Pauschale, immer wiederkehrende Telefon- oder Kommunikationspauschalen ohne Nachweis sind kritikwürdig. Verlangen Sie in solchen Fällen eine detaillierte Aufstellung oder streichen Sie die Position.
Wie gehe ich vor, wenn Inkasso und Anwalt nacheinander Kosten verlangen?
Grundsätzlich ist nur eine notwendige außergerichtliche Tätigkeit ersatzfähig, nicht aber eine doppelte Verfolgung derselben Forderung. Wenn erst ein Inkassobüro und anschließend ein Rechtsanwalt mit nahezu derselben Aufgabe betraut wurden, können die zusätzlichen Gebühren als nicht erforderlich angesehen werden. Weisen Sie auf den Doppelauftrag hin und akzeptieren Sie maximal eine angemessene Gebühr.
Kann das Inkassounternehmen Schufa-Einträge in Rechnung stellen?
Die bloße Androhung eines Negativeintrags darf nicht als Kostenposition auf der Rechnung stehen. Auch für eine tatsächliche Meldung an Auskunfteien wird in der Regel kein gesondertes Entgelt gegenüber dem Schuldner anerkannt. Wird ein solcher Posten aufgeführt, können Sie ihn vollständig bestreiten.
Sind pauschale „Ermittlungsgebühren“ zulässig?
Adress- oder Aufenthaltsermittlungen können als Auslagen denkbar sein, sofern sie tatsächlich durchgeführt wurden und erforderlich waren. Sie müssen aber im Rahmen bleiben und dürfen nicht mehrfach oder ohne jeden Nachweis berechnet werden. Bitten Sie um Belege oder streichen Sie diffuse Ermittlungspositionen aus der Forderungsaufstellung.
Was mache ich, wenn ich mir bei der Berechnung der zulässigen Inkassokosten unsicher bin?
In diesem Fall können Sie eine detaillierte Berechnung mit Bezug auf die jeweilige Rechtsgrundlage anfordern und bis dahin nur die unstreitige Hauptforderung und erkennbare Nebenforderungen zahlen. Zusätzlich kann eine Schuldnerberatung, Verbraucherzentrale oder ein Rechtsanwalt prüfen, welche Positionen rechtlich haltbar sind. So vermeiden Sie, dass Sie über das notwendige Maß hinaus zahlen.
Fazit
Bei einer Inkassoforderung sollten Sie immer zwischen Hauptforderung, Zinsen und Nebenkosten unterscheiden und jede Position einzeln überprüfen. Nur angemessene und rechtlich begründete Inkassokosten müssen Sie übernehmen, überzogene oder doppelte Gebühren dürfen Sie zurückweisen. Mit einer strukturierten Prüfung, gezielten Nachfragen und gegebenenfalls fachlicher Unterstützung sichern Sie Ihre Rechte und zahlen nur, was tatsächlich geschuldet ist.
