Ein Arbeitszeugnis darf keine versteckten Formulierungen enthalten, die den beruflichen Eindruck bewusst verschlechtern. Nicht jede ungewöhnliche Wendung ist jedoch automatisch ein unzulässiger Geheimcode. Entscheidend sind der Gesamtzusammenhang, die übliche Zeugnissprache, die Vollständigkeit der Angaben und die Frage, ob die Formulierung objektiv missverständlich oder abwertend wirkt. Prüfen Sie deshalb zuerst das gesamte Zeugnis, sichern Sie das Ausstellungsdatum und verlangen Sie eine Korrektur möglichst schriftlich.
Ob ein Anspruch auf Änderung besteht, hängt vom Inhalt des Zeugnisses, der Art des Arbeitsverhältnisses und den Umständen der Beendigung ab. Eine einzelne unglückliche Formulierung reicht nicht immer aus. Bei einer deutlich negativen oder widersprüchlichen Bewertung sollten Sie die beanstandeten Passagen genau benennen und eine sachliche Ersatzformulierung vorschlagen.
Was mit einem Geheimcode im Arbeitszeugnis gemeint ist
Mit dem Begriff Geheimcode sind meist Formulierungen gemeint, die nach außen positiv klingen, in der beruflichen Praxis aber als versteckte Abwertung verstanden werden können. Ein Arbeitszeugnis soll grundsätzlich verständlich und wahrheitsgemäß sein. Es darf nach den arbeitsrechtlichen Grundsätzen nicht darauf angelegt sein, durch eine scheinbar neutrale Ausdrucksweise eine andere Botschaft zu vermitteln.
Die sogenannte Zeugnissprache enthält allerdings feste sprachliche Gewohnheiten. Dazu gehören abgestufte Bewertungen, bestimmte Reihenfolgen und typische Aussagen zu Leistung, Verhalten und Zusammenarbeit. Eine Formulierung kann deshalb für Leser mit Erfahrung im Personalbereich eine bestimmte Bewertung erkennen lassen, ohne dass damit bereits ein unzulässiger Geheimcode vorliegt.
Wichtig ist die Abgrenzung zwischen einer zulässigen, wahrheitsgemäßen Bewertung und einer verschleierten Warnung. Der Arbeitgeber muss nicht jede Leistung mit der bestmöglichen Note beurteilen. Er darf aber auch keine Andeutungen einbauen, die nach dem äußeren Wortlaut harmlos wirken, tatsächlich jedoch gezielt Nachteile bei einer Bewerbung verursachen sollen.
Welche Formulierungen besonders genau geprüft werden sollten
Eine einzelne Wendung lässt sich selten isoliert bewerten. Prüfen Sie, ob sie zur übrigen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung passt, ob wichtige Tätigkeiten fehlen und ob das Zeugnis im Vergleich zu den tatsächlichen Aufgaben ein auffällig negatives Bild zeichnet.
- Ungewöhnliche Einschränkungen wie „im Großen und Ganzen“ oder „bemühte sich“ können auf eine zurückhaltende Bewertung hindeuten, müssen aber im Gesamttext gelesen werden.
- Eine auffällige Betonung von Selbstverständlichkeiten kann problematisch wirken, wenn wesentliche Erfolge oder Verantwortungsbereiche zugleich nicht erwähnt werden.
- Das Weglassen einer üblichen Schlussformel ist nicht automatisch ein Geheimcode. Es kann jedoch zusammen mit anderen Auffälligkeiten Anlass für eine Rückfrage sein.
- Eine auffällige Reihenfolge bei der Beschreibung des Verhaltens kann die Bewertung beeinflussen, insbesondere wenn einzelne Personengruppen bewusst anders behandelt werden.
- Unklare Andeutungen zu Fehlzeiten, Konflikten oder angeblichen Problemen sollten nicht ohne nachvollziehbaren sachlichen Bezug im Zeugnis stehen.
Auch Rechtschreibfehler, grammatikalische Brüche oder ungewöhnliche Leerstellen werden manchmal als verschlüsselte Hinweise gedeutet. Dafür gibt es jedoch keine allgemeine Regel. Ein Fehler kann schlicht redaktionell entstanden sein. Erst wenn sich aus dem gesamten Zeugnis ein nachvollziehbarer abwertender Sinn ergibt, gewinnt der Einwand rechtlich an Gewicht.
Welche Bestandteile ein qualifiziertes Zeugnis enthalten sollte
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt normalerweise die Art und Dauer der Beschäftigung sowie die wesentlichen Tätigkeiten. Hinzu kommen je nach Fall Angaben zu Leistung, Arbeitsweise, Verhalten und zum Ende des Arbeitsverhältnisses. Der genaue Inhalt richtet sich unter anderem nach der Position und der bisherigen Tätigkeit.
Fehlen zentrale Aufgaben, kann das für die weitere Bewerbung nachteilig sein. Das Weglassen ist aber nicht in jedem Fall ein Beweis für eine versteckte Abwertung. Entscheidend ist, ob die fehlenden Angaben für die berufliche Einordnung wesentlich sind und ob sie den tatsächlichen Aufgabenbereich unvollständig wiedergeben.
Bei einem einfachen Zeugnis stehen Art und Dauer der Beschäftigung im Vordergrund. Ein qualifiziertes Zeugnis geht darüber hinaus auf Leistung und Verhalten ein. Wer ein qualifiziertes Zeugnis benötigt, sollte dies beim Arbeitgeber ausdrücklich verlangen, falls bisher nur eine Tätigkeitsbescheinigung ausgestellt wurde.
So prüfen Sie das Zeugnis systematisch
Lesen Sie das Dokument zunächst vollständig, ohne sich an einer einzelnen Formulierung festzubeißen. Markieren Sie anschließend alle Stellen, die unklar, widersprüchlich oder ungewöhnlich wirken. Vergleichen Sie den Inhalt mit Ihrem Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung und den tatsächlich ausgeübten Aufgaben.
- Dokument sichern: Bewahren Sie das Original auf und fertigen Sie eine Kopie oder einen Scan an. Notieren Sie, wann Ihnen das Zeugnis zugegangen ist.
- Aufgaben abgleichen: Prüfen Sie, ob die wesentlichen Tätigkeiten, Verantwortungsbereiche und besonderen Qualifikationen enthalten sind.
- Bewertungen trennen: Lesen Sie Leistung, Arbeitsweise und Verhalten jeweils für sich. Eine gute Leistungsbewertung kann durch eine deutlich schlechtere Verhaltensbewertung relativiert werden.
- Widersprüche suchen: Achten Sie darauf, ob die beschriebene Verantwortung zu den späteren Einschränkungen passt oder ob positive Aussagen durch nachfolgende Relativierungen abgeschwächt werden.
- Belege sammeln: Sichern Sie Unterlagen, die besondere Aufgaben, Erfolge oder zusätzliche Verantwortung nachvollziehbar machen. Dazu können Stellenbeschreibungen, Zielvereinbarungen oder schriftliche Anerkennungen gehören.
- Passage formulieren: Beschreiben Sie sachlich, welche Stelle geändert werden soll und warum sie den Aufgaben oder Leistungen nicht entspricht.
Eine zweite Einschätzung kann hilfreich sein, wenn Sie die Zeugnissprache nicht sicher beurteilen können. Dabei sollte nicht nur eine einzelne Codierung bewertet werden. Aussagekräftiger ist eine Prüfung des gesamten Dokuments einschließlich Aufbau, Auslassungen und innerer Widersprüche.
Wann eine Korrektur verlangt werden kann
Ein Änderungsverlangen kommt insbesondere in Betracht, wenn das Zeugnis falsche Tatsachen enthält, wesentliche Aufgaben auslässt oder eine Bewertung verwendet, die sachlich nicht gerechtfertigt ist. Auch unklare oder missverständliche Aussagen können Sie ansprechen. Der Arbeitgeber muss allerdings nicht jede gewünschte Formulierung übernehmen, wenn die bisherige Bewertung wahrheitsgemäß und vertretbar ist.
Bei der Leistungsbewertung spielt häufig eine Rolle, welche konkreten Tatsachen Sie für eine bessere Beurteilung vortragen können. Eine pauschale Aussage wie „Ich war immer sehr gut“ reicht dafür meist nicht aus. Hilfreicher sind nachvollziehbare Angaben zu Zuständigkeiten, Zielerreichung, Projekten oder besonderen Ergebnissen.
Für eine durchschnittliche Bewertung kann die Beurteilung im Streitfall eine andere Ausgangslage haben als für eine deutlich überdurchschnittliche Bewertung. Welche Seite welche Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen muss, hängt vom Einzelfall und der konkreten Bewertung ab. Eine sichere Einschätzung ist deshalb ohne das vollständige Zeugnis und die relevanten Unterlagen nicht möglich.
So formulieren Sie die Bitte um Änderung
Fordern Sie keine pauschale „bessere“ Bewertung, sondern benennen Sie die einzelnen Änderungswünsche. Erklären Sie knapp, welche Aussage unzutreffend oder missverständlich ist. Wenn möglich, schlagen Sie eine Formulierung vor, die Ihre Tätigkeit sachlich beschreibt, ohne eine bestimmte Bewertung zu erzwingen.
Eine mögliche Formulierung lautet:
„Bitte prüfen Sie die Passage zur Beschreibung meiner Aufgaben. Die Verantwortung für die Betreuung von [Aufgabenbereich] fehlt bislang und sollte aus meiner Sicht ergänzt werden. Außerdem bitte ich um Überprüfung der Formulierung zu [Passage], da sie den tatsächlichen Ablauf beziehungsweise meine Tätigkeit nicht zutreffend wiedergibt.“
Wenn Sie einen vermeintlichen Geheimcode ansprechen, vermeiden Sie einen persönlichen Vorwurf. Schreiben Sie stattdessen, dass die Passage missverständlich wirkt und bei Dritten einen ungünstigeren Eindruck erzeugen kann, als es der tatsächlichen Leistung entspricht. Das erhöht die Chance auf eine sachliche Klärung.
Frist, Zugang und weitere Schritte
Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag, einen anwendbaren Tarifvertrag und gegebenenfalls betriebliche Regelungen auf Ausschlussfristen. Dort können Fristen stehen, innerhalb derer Ansprüche schriftlich geltend gemacht werden müssen. Auch wenn keine solche Regelung erkennbar ist, sollten Sie mit der Prüfung nicht lange warten, weil Erinnerungen verblassen und Unterlagen schwerer verfügbar sein können.
Senden Sie das Änderungsverlangen so, dass der Zugang nachvollziehbar bleibt. Bewahren Sie die Nachricht, das Schreiben und alle Anlagen auf. Reagiert der Arbeitgeber nicht oder lehnt er die Änderung ab, können Sie zunächst um eine Begründung bitten und die Unterlagen einer geeigneten Beratungsstelle, Gewerkschaft oder im Arbeitsrecht erfahrenen anwaltlichen Person vorlegen.
Bei einer laufenden Bewerbung oder einem drohenden Nachteil sollten Sie das Zeugnis nicht eigenmächtig verändern. Eine manipulierte Urkunde kann zusätzliche Probleme verursachen. Verwenden Sie gegenüber potenziellen Arbeitgebern nur die tatsächlich ausgestellte Fassung und erklären Sie eine laufende Korrektur bei Bedarf knapp und sachlich.
Wenn der Arbeitgeber die Korrektur ablehnt
Eine Ablehnung beendet die Angelegenheit nicht automatisch, bedeutet aber auch nicht, dass der gewünschte Text rechtlich durchgesetzt werden kann. Sammeln Sie die Ablehnung, Ihre ursprüngliche Aufforderung und die Nachweise zur Tätigkeit. Prüfen Sie anschließend, ob es um einen klaren Fehler, eine fehlende Tätigkeitsbeschreibung, eine missverständliche Aussage oder ausschließlich um eine bessere Bewertung geht.
Je nach Situation kann eine außergerichtliche Beratung ausreichen. Bei einer wichtigen Bewerbung, einer erheblichen Abweichung von der tatsächlichen Tätigkeit oder einer möglicherweise laufenden Ausschlussfrist sollte die Prüfung zeitnah erfolgen. Die beratende Stelle kann auch einschätzen, ob eine formelle Geltendmachung oder ein arbeitsgerichtliches Vorgehen sinnvoll ist.
Beachten Sie, dass ein Arbeitszeugnis nicht als vollständige Leistungsbiografie gedacht ist. Nicht jede positive Einzelheit muss aufgenommen werden. Ebenso kann ein Arbeitgeber nicht verpflichtet sein, eine bestimmte Schlussformel mit Dank, Bedauern oder Zukunftswünschen zu verwenden, wenn es dafür keine entsprechende Grundlage gibt.
Die wichtigsten Punkte für Ihre Prüfung
- Bewerten Sie niemals nur ein einzelnes Wort, sondern den gesamten Zusammenhang.
- Vergleichen Sie Aufgaben, Verantwortung und Beurteilung mit den tatsächlichen Verhältnissen.
- Trennen Sie sachliche Fehler von dem Wunsch nach einer besseren Note.
- Benennen Sie Änderungswünsche schriftlich und schlagen Sie sachliche Formulierungen vor.
- Prüfen Sie Ausschlussfristen in Vertrag und Tarifregelungen.
- Dokumentieren Sie Zugang, Schriftverkehr und Nachweise.
- Holen Sie bei einer wichtigen Bewerbung oder einer ablaufenden Frist rechtzeitig fachliche Unterstützung ein.
Eine Korrektur lässt sich am besten begründen, wenn die beanstandete Aussage nachweisbar falsch, widersprüchlich oder missverständlich ist. Eine fachkundige Prüfung hilft dabei, zulässige Zeugnissprache von einer tatsächlich nachteiligen Verschlüsselung zu unterscheiden und die nächsten Schritte angemessen zu wählen.
Fragen und Antworten zur Korrektur eines Arbeitszeugnisses
Kann ich eine Korrektur verlangen, wenn nur eine Formulierung missverständlich ist?
Ja, Sie können eine missverständliche Passage schriftlich beanstanden, auch wenn sie nicht eindeutig falsch erscheint. Begründen Sie konkret, welchen ungünstigen Eindruck sie im Zusammenhang mit dem übrigen Zeugnis vermitteln kann, und schlagen Sie eine sachlich passende Ersatzformulierung vor.
Muss der Arbeitgeber eine bestimmte Zeugnisnote übernehmen?
Eine gewünschte bessere Bewertung muss der Arbeitgeber nicht allein deshalb verwenden, weil Sie sie für angemessen halten. Je nach Streitpunkt kann es darauf ankommen, welche konkreten Tatsachen und Nachweise die beanstandete Leistungs- oder Verhaltensbewertung stützen.
Was gilt, wenn wichtige Aufgaben im Arbeitszeugnis fehlen?
Fehlen wesentliche Tätigkeiten oder Verantwortungsbereiche, können Sie eine Ergänzung verlangen, wenn dadurch die Beschäftigung unvollständig dargestellt wird. Legen Sie möglichst eine Stellenbeschreibung, den Arbeitsvertrag oder andere Unterlagen vor, aus denen sich der tatsächliche Aufgabenbereich ergibt.
Darf ich das Arbeitszeugnis selbst umformulieren und weitergeben?
Nein, Sie sollten das ausgestellte Dokument nicht eigenmächtig verändern, weil dadurch der Eindruck einer manipulierten Urkunde entstehen kann. Wenn eine Korrektur läuft, verwenden Sie gegenüber Bewerbungsstellen die Originalfassung und weisen Sie bei Bedarf knapp auf das laufende Änderungsverfahren hin.
Wer trägt die Kosten einer Beratung zur Zeugnisprüfung?
Die Kosten hängen davon ab, ob Sie etwa eine Gewerkschaft, eine Beratungsstelle oder eine anwaltliche Person einschalten und welche Vereinbarungen dort gelten. Klären Sie vor einer Beauftragung, welche Gebühren entstehen und ob eine Rechtsschutzversicherung oder eine andere Kostenregelung greifen kann.
Wann ist professionelle Beratung bei einem fehlerhaften Arbeitszeugnis besonders wichtig?
Eine zeitnahe Beratung ist besonders sinnvoll, wenn eine Ausschlussfrist laufen könnte, eine wichtige Bewerbung bevorsteht oder das Zeugnis deutlich von Ihrer tatsächlichen Tätigkeit abweicht. Auch bei einer Ablehnung durch den Arbeitgeber kann eine fachkundige Einschätzung helfen, zwischen einem klaren Berichtigungsanspruch und einem Streit über die Bewertung zu unterscheiden.
